freee会計のファイルボックスと電子帳簿保存法対応｜レシート・領収書の保存方法

ファイルボックスは、レシートや請求書といった証憑をfreeeの中にためておく場所です。スマートフォンで撮影する、メールを転送する、パソコンからドラッグ＆ドロップする、という3つの入れ方があります。取り込むとOCRで日付・金額・取引先が読み取られ、そのまま取引の登録に進めます。

大事なのは、取り込んだファイルを取引や仕訳に紐づけておくことです。ためるだけでは検索できるフォルダが増えただけになります。仕訳から証憑をたどれる状態、逆に証憑から仕訳をたどれる状態にしておくのが目的です。

この状態ができていると、税務調査で「この経費の内容は」と聞かれたときに、その場で画面を見せて終わります。段ボール箱を探す時間がなくなるのが、いちばん実感しやすい効果です。

日々の運用では、証憑を受け取ったらファイルボックスへ入れ、読み取られた内容を確認し、対応する取引へ紐づけるところまでを一続きの作業にします。取り込みだけを先にためると、後からどの取引に対応するのかを思い出す時間が増えます。実務では、処理済みの証憑と未処理の証憑が混ざり、同じ支払いを重ねて登録してしまうケースもあります。登録後に仕訳から証憑を開けることまで確かめると、処理の抜けと重複を見つけやすくなります。

プランごとの料金と機能差はfreee会計 個人事業主向け料金プランにまとめています。

電子帳簿保存法は範囲が広く、全部を理解しようとすると手が止まります。実務で毎日влия関わるのは次の2つだけです。

運用を決めるときは、受け取った経路ごとに保存先を分けて考えると整理しやすくなります。メールやWebで受け取ったファイルは、その場でファイルボックスへ入れ、紙で受け取ったものは社内の保管方法に沿って扱います。担当者ごとに判断が違うと、同じ種類の証憑が別々の場所へ散らばります。実務では、受け取った人が迷わず同じ手順を選べるよう、保存から取引への紐づけまでを短いルールとして共有しておくと安定します。

電子取引データを保存するときに求められるのが、検索できる状態にしておくことです。具体的には、取引年月日・取引金額・取引先で探せるようにしておく必要があります。

もうひとつが改ざん防止の措置です。訂正や削除の履歴が残るシステムで保存するか、自社で事務処理規程を定めて運用するか、いずれかの対応が必要になります。

freeeのファイルボックスで取引に紐づけて管理していれば、日付・金額・取引先から探せる状態が自然にできあがります。検索性の要件に沿った運用がしやすいのはこのためです。

保存を始めたら、実際に取引年月日・取引金額・取引先を手掛かりに目的の証憑へたどれるかを確認します。入力欄が埋まっていても、読み取り違いが残っていれば検索で見つからないことがあります。見つからないときはファイル名だけを探すのではなく、取引への紐づけと読み取られた内容を順に見直してください。実務では、保存した直後に検索まで試しておくと、決算や確認の場面で資料を探し直す負担を減らせます。

「撮影したから捨てていい」と考えてしまいがちですが、そうではありません。紙の原本を廃棄できるのは、スキャナ保存の要件を満たしている場合に限られます。入力期間、解像度と階調、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴が残るシステムの利用、そして検索要件。これらを満たして初めて、原本を手放せます。

要件を満たさないまま捨ててしまうと、後から内容を証明する手段がなくなります。取引先に再発行を頼めるとは限りません。

判断に迷う証憑は、要件を確認できるまで原本を保管し、ファイルボックス上でも取引との対応が分かる状態にしておきます。廃棄の判断を受け取った担当者だけに任せると、社内で扱いがばらつきます。実務では、保存状態をまとめて確認し、不足があるものだけを差し戻せる流れにしておくと安全です。原本を手放す前に、画面上の証憑が開けて内容を読めることも確認してください。