【つくば市】資格勉強におけるAI活用セミナーを開催します！
佐藤
つくば税理士事務所
【Claude活用】請求書のファイル名変更、作業時間が10分の1以下に！
佐藤
※この記事の内容はYouTubeでも解説しています。動画で見たい方は、あわせてご覧ください。
Contents
こんなことで悩んでいませんか？
- ChatGPTやClaude（クロード）を契約しているけれど、結局チャットでしか使っていない
- 「AIで業務効率化」と言われても、何から手をつければいいのか分からない
- ダウンロードした請求書のファイル名が意味不明で、後から探すのに毎回苦労している
もし1つでも当てはまるなら、この記事はきっとお役に立ちます。
今回ご紹介するのは、難しい知識も、複雑な設定もいっさい不要の便利技です。
プログラミングを知らなくても、AIの仕組みが分からなくても大丈夫。
今日この記事を読んだ直後から、そのまま使えます。ぜひ試してみてください。
この記事で解説すること
「請求書のファイル名を変更する作業」を、10分の1以下の時間で終わらせる方法です。
言い換えれば、これまで1時間かかっていた作業が5分程度で終わる、ということになります。
そもそも、なぜ請求書のファイル名は使いにくいのか
具体的な手順を説明する前に、ちょっとお話をさせてください
仕入をしたとき、消耗品を購入したときなど、さまざまなサイトから請求書をダウンロードしますよね。
このとき出力されるファイル名、かなりデタラメなことが多くないでしょうか。
invoice_20250731_8842910.pdfdownload (3).pdf20250731183012_receipt.pdf
システムが請求書番号を自動で付けて出力してくれるケースもありますが、いずれにしても自分たちが望んでいる形でファイル名が出力されることは、ほとんどありません。
では、私たちが本当にほしいファイル名とはどのようなものでしょうか。
おそらく、次の3つが分かる形ではないでしょうか。
- 取引日 … いつの取引なのか
- 取引先 … その請求書はどこから来たものなのか
- 内容 … 何に対する経費なのか
たとえば、次のようなファイル名です。
20250731_〇〇商事_事務用品.pdf
ファイル名を見ただけで中身が分かれば、後から探すのも、経理担当者に渡すのも、税務調査などで提示するのも一気にラクになります。
とはいえ、これを1つずつ手作業で直していくのは、正直かなりの苦行です。
そこで登場するのがClaude（クロード）です。
ClaudeにPDFの中身を読み取らせて、その内容をもとにファイル名を自動で付けてもらう。
これが今回やることのすべてです。
実際の手順を見ていきましょう
使うもの
Claudeの「Cowork」もしくは「Claude Code」を使用します。
ただし、Claude Codeは黒い画面にコマンドを打ち込んでいく形式なので、パッと見で分かりづらいと感じる方も多いと思います。
そういった方には、まずはCoworkの利用をおすすめします。
手順1：作業フォルダを決める
まず、作業フォルダを決めます。
これは「Claudeがどこで作業をするのか」を指定してあげる工程です。
名前を変更したい請求書PDFを、1つのフォルダにまとめておいてください。
このフォルダ指定には、地味ですがとても重要な意味があります。
指定したフォルダ以外のファイルを閲覧させたり、修正・削除させたりすることを防ぐためです。
AIに任せる作業だからこそ、「どこまで触っていいのか」という作業範囲の線引きは、自分で明確にしておきましょう。
手順2：ファイル名のルールを指示する
次に、指定したフォルダの中にあるPDFを読み取ってもらい、ファイル名の付け方を指示します。
このフォルダの中のPDFの内容を読み取って、「取引日_取引先名_内容」の形式でファイル名を変更してください。
このような形で指示すればOKです。
日付についても、
202507312025-07-31
など、希望する形式がある場合には具体的に指定しておくと、そのルールに沿って処理してくれます。
手順3：権限を承認する
指示を出すと、ファイル名の変更に関する権限をClaudeから要求される場合があります。
内容を確認したうえで、問題がなければ承認してください。
これはClaudeが勝手にファイルを変更しないための安全装置なので、権限を求められること自体は正常な動作です。
手順4：処理が終わるのを待つ
あとは処理が終わるのを待つだけです。
処理が完了すると、こちらが指定した形式でファイル名がきれいに整った状態になります。
基本的な作業は、たったこれだけです。
ファイルの数が多い場合でも、人間が1つずつPDFを開いて内容を確認し、手作業で名前を変更していくより、圧倒的に作業時間を短縮できます。
ただし、1つだけ注意点があります
ここだけは押さえておいてください。
Claudeが1度の処理で読み込めるファイルの量には上限があります。
そのため、100個・200個のPDFを一度に読み込ませて処理するのは現実的ではありません。
もちろん、処理できる量はPDFのファイルサイズやページ数などによって変わります。
たとえば、40ページほどある重いPDFを100個まとめて読み込ませる、といった使い方には無理があります。
そこで重要になるのが、処理するファイルを小分けにするという考え方です。
- 100個のファイルを一度に処理してもらう
- 数個ずつに分けて、同じ処理を繰り返してもらう
人間からすると同じように見えますが、AIに処理してもらう場合は後者の方が安定します。
そのため、ファイル数が多い場合には、たとえば次のように指示します。
3個ずつ処理し、同じ処理を繰り返してください。
ファイルサイズが大きい場合には、
1個ずつ処理し、未処理のファイルがなくなるまで同じ処理を繰り返してください。
といった形で指示すると分かりやすいでしょう。
大量のPDFを扱う場合には、一度に全部処理させようとせず、小分けにして順番に処理させることを意識してみてください。
まとめ
- 請求書のファイル名は、
取引日_取引先_内容の形にしておくと後から探しやすい - ClaudeのCoworkやClaude Codeを使えば、PDFの内容を読み取ってファイル名を変更できる
- 基本的な手順は「作業フォルダを決める → ルールを指示する → 権限を承認する → 処理する」の4ステップ
- 大量のファイルを処理するときは、一度に全部処理せず「〇個ずつ繰り返して」と指示する
AI活用というと、どうしても難しいことをしなければならないように感じてしまいます。
しかし、実際に業務効率化の効果が大きいのは、こうした「地味だけれど、毎月必ず発生する作業」をAIに任せてしまうことだったりします。
1件あたり数十秒、数分の作業であっても、毎月何十件、何百件と繰り返していれば、年間ではかなりの時間になります。
まずは今月分の請求書フォルダで、ぜひ一度試してみてください。
ABOUT ME
東京都立大学（旧・首都大学東京）を卒業後、KPMGあずさ監査法人に入所。銀行・証券会社をはじめとする日系金融機関を中心に、監査業務に従事してまいりました。その後、茨城県つくば市にて税理士事務所を開設し、現在に至ります。
